Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst (hierna: "VWO") legt de afspraken vast over de verwerking van persoonsgegevens die Salonya uitvoert namens de salon. De VWO geeft uitvoering aan artikel 28, derde lid, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zij is een integraal onderdeel van de algemene voorwaarden voor zakelijke gebruikers (salonya.nl/beleid/voorwaarden) en geldt zolang de salon het Salonya-platform gebruikt. Waar deze VWO en de algemene voorwaarden elkaar op het punt van gegevensbescherming tegenspreken, gaat deze VWO voor.

1. Partijen, doel en rolverdeling

Partijen

• Verwerker: Salonya, handelsnaam van AG Technology B.V., KvK 42098171, RSIN 869711209, gevestigd in Nederland. Contact voor privacyzaken: privacy@salonya.nl.
• Verwerkingsverantwoordelijke: de salon — de zakelijke gebruiker die het Salonya-platform gebruikt om zijn eigen klantenadministratie, boekingen en behandeldossiers te voeren.

Rolverdeling. De salon bepaalt het doel van en de middelen voor de verwerking van de gegevens van zijn klanten en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Salonya verwerkt die gegevens uitsluitend namens en in opdracht van de salon en is voor die verwerking de verwerker.

Afbakening. Deze VWO ziet alleen op de gegevens die de salon via het platform verwerkt. Zij ziet niet op de verwerkingen die Salonya voor haar eigen doeleinden en als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke uitvoert (zoals het beheer van gebruikersaccounts, de afhandeling van betalingen aan Salonya, reviews, en de eigen marketing en platformexploitatie). Die verwerkingen zijn beschreven in de privacyverklaring voor salonpartners.

Onderwerp, aard en doel van de verwerking. Salonya verwerkt de gegevens ten behoeve van het leveren van het boekings- en administratieplatform: het vastleggen en beheren van de klantenadministratie, het plannen en verwerken van boekingen, het vastleggen van intake-antwoorden en medisch-esthetische dossiers, en de communicatie tussen de salon en zijn klanten. De aard van de verwerking omvat onder meer verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, raadplegen, gebruiken, versleutelen, verstrekken aan door de salon gekozen ontvangers, wissen en vernietigen.

Duur. De verwerking duurt zolang de salon het platform gebruikt, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een carve-out uit artikel 8 een langere bewaartermijn voorschrijft.

Categorieën betrokkenen. De klanten van de salon en, in voorkomende gevallen, personen namens wie een klant een afspraak maakt.

Categorieën persoonsgegevens.

• Klant- en contactgegevens: naam, contactgegevens, boekingshistorie, notities in de klantadministratie.
• Boekings- en behandelgegevens: gekozen behandelingen, afspraken, betaalstatus voor zover bij de boeking hoort.
• Communicatie: berichten tussen de salon en de klant via het platform.
• Gezondheidsgegevens — bijzondere categorie (AVG art. 9): intake-antwoorden en het medisch-esthetische behandeldossier. Op deze gegevens gelden de extra waarborgen uit deze VWO en de wettelijke bewaartermijn van de WGBO.

2. Verwerking uitsluitend op instructie van de salon (art. 28 lid 3 sub a)

Salonya verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van de salon, ook wat betreft doorgifte naar een derde land, tenzij een op Salonya van toepassing zijnde wettelijke bepaling haar tot verwerking verplicht. In dat laatste geval stelt Salonya de salon voorafgaand aan de verwerking op de hoogte van dat wettelijke voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

Het gebruik van het platform door de salon, de instellingen die de salon daarin kiest en deze VWO vormen samen de gedocumenteerde instructies van de salon. Aanvullende of afwijkende instructies zijn alleen bindend voor zover zij redelijkerwijs binnen het platform uitvoerbaar zijn en schriftelijk zijn vastgelegd.

Als een instructie van de salon naar het oordeel van Salonya inbreuk maakt op de AVG of andere gegevensbeschermingsregels, stelt Salonya de salon daarvan onverwijld op de hoogte. Salonya is niet gehouden een instructie uit te voeren die in strijd is met de wet.

3. Vertrouwelijkheid (art. 28 lid 3 sub b)

Salonya waarborgt dat de personen die door haar gemachtigd zijn de gegevens te verwerken, zich tot geheimhouding hebben verbonden of door een passende wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden. Salonya verleent alleen toegang aan personeel en ingeschakelde personen voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van deze VWO (need-to-know), en bindt hen aan deze VWO.

4. Beveiliging van de verwerking (art. 28 lid 3 sub c, jo. art. 32)

Salonya treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, omvatten deze maatregelen ten minste:

• Envelope-versleuteling (AES-256) van bijzondere en gevoelige velden — waaronder de medische intake-/dossiergegevens en TIN/BSN — zodat deze niet leesbaar zijn zonder de daarvoor beheerde sleutels.
• Toegangscontrole met rollen (role-based access control): toegang tot gegevens is beperkt tot geautoriseerde gebruikers op basis van hun rol en het beginsel van minimale bevoegdheid.
• Een onveranderbare, hash-geketende audit- en toegangslog waarin verwerkingen en inzagen worden vastgelegd; voor inzage in medische gegevens is deze logging ingericht conform NEN 7513 (logging van toegang tot cliëntgegevens in de zorg).
• Dagelijkse back-ups van de database, met daarnaast een versleutelde kopie buiten onze eigen server (off-site, binnen de EER), gericht op het herstel van de beschikbaarheid van en de toegang tot de gegevens bij een incident. De back-up wordt op onze eigen server versleuteld vóórdat hij wordt verzonden.

De maatregelen zijn erop gericht de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de systemen te waarborgen en de gegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot de gegevens. Salonya evalueert en actualiseert de maatregelen periodiek.

5. Inschakeling van sub-verwerkers (art. 28 lid 3 sub d, jo. lid 2 en 4)

Algemene toestemming. De salon verleent Salonya algemene toestemming om sub-verwerkers in te schakelen voor de uitvoering van deze VWO.

Kennisgeving en verzetsrecht. Salonya informeert de salon ten minste 15 dagen vooraf over de voorgenomen toevoeging of vervanging van een sub-verwerker, via de subverwerker-wijzigingskennisgeving. De salon kan binnen die termijn bezwaar maken tegen de wijziging. Als partijen het bezwaar niet in onderling overleg kunnen oplossen, kan de salon het gebruik van het betreffende platformonderdeel beëindigen; het bezwaar schort de wijziging voor de overige onderdelen niet op.

Flow-down (doorlegging van verplichtingen). Salonya legt iedere sub-verwerker via een overeenkomst dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op als in deze VWO zijn opgenomen, met name de passende beveiligingsmaatregelen. Salonya blijft jegens de salon volledig aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen door de door haar ingeschakelde sub-verwerkers.

Huidige sub-verwerkers.

Beperking voor medische dossiergegevens. De sub-verwerkers die de medische dossiergegevens raken zijn beperkt tot de eigen Nederlandse servers (opslag) en de versleutelde off-site back-up bij Hetzner Online GmbH in Duitsland (EER). Die back-up wordt op onze eigen server versleuteld vóórdat hij wordt verzonden, zodat Hetzner uitsluitend onleesbare gegevens ontvangt en geen toegang heeft tot de inhoud; de sleutel verlaat onze omgeving niet. Onze e-mail- en sms-sub-verwerkers dragen géén medische dossierinhoud; media-uploads bevatten geen database-back-ups.

Doorgifte buiten de EER (Hoofdstuk V AVG). Geen van onze verwerkers verwerkt de persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Alle verwerkers in de lijst hierboven verwerken de gegevens binnen de EER, zodat er geen doorgifte naar een derde land plaatsvindt waarvoor een aanvullende waarborg nodig zou zijn.

6. Bijstand bij rechten van betrokkenen (art. 28 lid 3 sub e, jo. art. 12-23)

Salonya verleent de salon, rekening houdend met de aard van de verwerking, bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken van betrokkenen af te handelen. Via de in het platform ingebouwde functionaliteit ondersteunt Salonya de salon bij het gevolg geven aan verzoeken tot inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar.

Komt een verzoek van een betrokkene rechtstreeks bij Salonya binnen dat betrekking heeft op de door de salon beheerde gegevens, dan gaat Salonya daar niet zelfstandig op in, maar leidt zij het verzoek zonder onnodige vertraging door naar de salon, die als verwerkingsverantwoordelijke over het verzoek beslist.

7. Bijstand bij beveiliging, datalekken en DPIA (art. 28 lid 3 sub f, jo. art. 32-36)

Datalekken. Wordt Salonya bekend met een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die de door de salon beheerde gegevens raakt, dan informeert Salonya de salon zonder onredelijke vertraging nadat zij van de inbreuk kennis heeft gekregen. Daarbij verstrekt Salonya de op dat moment bekende gegevens die de salon nodig heeft om te beoordelen of, en zo ja hoe, hij aan zijn meldplichten jegens de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 33) en de betrokkenen (art. 34) moet voldoen. Salonya vult deze informatie aan zodra nadere gegevens beschikbaar komen. De beoordeling en de eventuele melding aan de toezichthouder en de betrokkenen blijven de verantwoordelijkheid van de salon.

DPIA en voorafgaande raadpleging. Salonya verleent de salon, rekening houdend met de aard van de verwerking en de bij Salonya beschikbare informatie, redelijke bijstand bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA, art. 35) en, indien nodig, bij een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder (art. 36).

8. Teruggave en verwijdering bij einde (art. 28 lid 3 sub g)

Na afloop van de dienstverlening, of eerder op verzoek van de salon, geeft Salonya de betreffende gegevens naar keuze van de salon terug of verwijdert/anonimiseert zij deze, en verwijdert zij bestaande kopieën, tenzij Unierechtelijke of nationaalrechtelijke bepalingen de opslag van de gegevens voorschrijven.

Wettelijke bewaarplichten (carve-outs). In afwijking van het voorgaande bewaart Salonya:

• het medische behandeldossier gedurende 20 jaar op grond van de bewaarplicht van de WGBO;
• de fiscaal relevante gegevens gedurende 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.

Gedurende deze wettelijke termijnen worden de betreffende gegevens uitsluitend bewaard en afgeschermd, en niet voor andere doeleinden verwerkt. Na afloop van de termijn worden zij alsnog verwijderd of geanonimiseerd.

9. Informatie en audits (art. 28 lid 3 sub h)

Salonya stelt de salon alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in artikel 28 AVG neergelegde verplichtingen aan te tonen, en maakt audits, waaronder inspecties, door de salon of een door de salon gemachtigde controleur mogelijk en draagt daaraan bij.

Aan een audit worden redelijke voorwaarden gesteld: hij wordt vooraf en met een redelijke termijn aangekondigd, vindt tijdens kantooruren plaats, verstoort de bedrijfsvoering van Salonya niet onnodig en respecteert de vertrouwelijkheid van gegevens van andere klanten van Salonya en de beveiliging van het platform. Salonya kan aan haar informatie- en auditplicht voldoen door een onafhankelijke rapportage (zoals een auditverklaring of certificering) ter beschikking te stellen, voor zover die het onderwerp van de audit afdekt.

Op grond van sub h stelt Salonya de salon onverwijld in kennis indien een instructie of een verzoek in het kader van een audit naar haar oordeel in strijd is met de AVG of andere gegevensbeschermingsregels.

10. Aansprakelijkheid, duur en toepasselijk recht

Aansprakelijkheid. Ieder der partijen is verantwoordelijk voor de nakoming van de op haar rustende verplichtingen onder de AVG en deze VWO. De regeling van aansprakelijkheid en de daarbij horende beperkingen uit de algemene voorwaarden zijn op deze VWO van toepassing, voor zover dwingend recht — waaronder artikel 82 AVG over de aansprakelijkheid jegens betrokkenen — zich daartegen niet verzet. Salonya blijft volledig aansprakelijk jegens de salon voor de nakoming van de verplichtingen door de door haar ingeschakelde sub-verwerkers.

Duur. Deze VWO treedt in werking op het moment dat de salon het platform in gebruik neemt en geldt zolang de salon het Salonya-platform gebruikt. Verplichtingen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging voort te duren — waaronder de geheimhouding, de teruggave/verwijdering en de wettelijke bewaarplichten — blijven ook daarna van kracht.

Toepasselijk recht. Op deze VWO is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter overeenkomstig de algemene voorwaarden.